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社内資料

社内資料の版を追加・公開する

管理者向け

社内資料にファイルを「版」として登録します。規程を改定したときは新しい版を追加し、古い版を残したまま最新版を公開できます。公開した版だけが一般の社員に表示されます。

事前準備

  • 社内資料の更新権限
  • 資料が作成済みであること(社内資料を登録するを参照)
  • 登録するファイル(PDF・Excel・Markdown・画像)
  1. STEP 1

    社内資料の一覧で、版を追加したい資料の行を押します。

    右側に「社内資料の編集」パネルが開きます。

  2. STEP 2

    「バージョン」タブを押します。

    STEP 2 の画面

    登録済みの版がカードで表示されます。

  3. STEP 3

    「新規追加する」を押します。

    STEP 3 の画面

    「バージョン新規追加」が開きます。

  4. STEP 4

    「バージョン」に版の名前を入力します(例: 「ver1.0」)。

  5. STEP 5

    社員に見せる場合は「公開状態」を「公開」にします。

  6. STEP 6

    「閲覧用ファイル」の「ファイルを選択する」から、社員が閲覧するファイルを選びます。

  7. STEP 7

    「保存する」を押します。

登録済みの版を直す

版のカード右上の鉛筆アイコンを押すと「バージョン編集」が開きます。バージョン名・公開状態・ファイルを変更して「保存する」を押します。

入力項目

項目名 必須 説明
バージョン ○ 版の名前(例: ver1.0)
公開状態 - 「非公開」 / 「公開」。公開した版だけが社員に表示されます
閲覧用ファイル - PDF・Excel・Markdown・画像。社員が「開く」で見るファイル
AI用ファイル - .mdのみ。登録するとAI検索の対象になります(社内資料をAI検索の対象にするを参照)

注意点

  • 非公開の版は一般の社員には表示されません。管理者の一覧では版名に「(非公開)」と付きます。
  • AI用ファイルを登録済みの版で閲覧用ファイルだけを差し替えると、「AI学習用のファイルが最新情報になっていない可能性があります。よろしいですか?」と確認が表示されます。内容が変わった場合はAI用ファイルも更新してください。
  • 一覧のバージョン数は、公開中の版の数です。

よくある質問

疑問を解決できない場合、個別に対応いたします。

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実際の画面で使い方を確認しながら、以下の点を確認できます。

・どのような業務を一元管理できるか

・自社の業務にどのようにフィットするか

・導入の流れやサポート内容を確認する

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